Chi phí quản lý dự án là nguồn kinh phí giới hạn tối đa được thiết lập để chủ đầu tư tổ chức vận hành bộ máy kiểm soát, điều phối dự án đầu tư xây dựng xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
Giá trị dự toán này được tính trên cơ sở chi phí xây dựng kết hợp chi phí thiết bị trước thuế GTGT trong tổng mức đầu tư.
Nắm vững cách tính chi phí quản lý dự án giúp chủ đầu tư chủ động kiểm soát dòng tiền quản trị, thay vì nhìn nhận đây như một khoản chi phí thủ tục hành chính đơn thuần.
Theo quy định pháp luật xây dựng hiện hành, chi phí quản lý dự án là nguồn kinh phí giới hạn tối đa được duyệt để chủ đầu tư tổ chức triển khai hoạt động quản trị dự án, đáp ứng đúng tiến độ và phạm vi công việc đã phê duyệt, trải dài từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi hoàn thành bàn giao dự án.
Trong cơ cấu tài chính, đây là một khoản mục cấu thành không thể tách rời của tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng công trình, xếp độc lập bên cạnh các khoản mục chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng.
Điểm mấu chốt đầu tiên chủ đầu tư cần làm rõ chính là bản chất của khoản mục tài chính này. Chi phí quản lý dự án sinh ra để phục vụ cho các công tác điều hành, giám sát và kiểm soát kỹ thuật, hoàn toàn không chi trả trực tiếp cho việc dựng hình vật lý của công trình.
Nguồn tiền này nuôi dưỡng bộ máy chuyên trách đứng ra tổ chức giám sát công tác khảo sát thực địa, tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu, quản lý chất lượng thi công, kiểm soát khối lượng nghiệm thu, giám sát tiến độ và quản trị các điều khoản hợp đồng xây dựng.
Do đó, nếu chủ đầu tư xem nhẹ khoản chi này như một dòng chi phí hành chính phụ trợ và cắt giảm cơ học để làm gọn hồ sơ, rủi ro kỹ thuật và thất thoát ngân sách do khâu quản lý chất lượng bị buông lỏng thường lộ ra ở giai đoạn sau của dự án.
Về mặt cơ sở pháp lý, chi phí quản lý dự án vận hành dưới sự điều chỉnh của hệ thống văn bản pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Kể từ năm 2026, trục văn bản pháp lý cốt lõi gồm Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 (áp dụng từ ngày 01/01/2026), Nghị định 206/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 thay thế Nghị định 10/2021/NĐ-CP), và định mức chi phí quản lý dự án chi tiết được quy định tại Thông tư 38/2026/TT-BXD (thay thế Thông tư 12/2021/TT-BXD).
Cập nhật kịp thời các văn bản này giúp chủ đầu tư tránh áp dụng nhầm các mốc định mức cũ đã hết hiệu lực, vốn là lỗi phổ biến trên nhiều hồ sơ dự toán xây dựng hiện nay.
Để quản trị hiệu quả dòng tiền, chủ đầu tư cần nhận diện chi phí quản lý dự án gồm hai nhóm chính: chi phí duy trì hoạt động bộ máy điều hành và chi phí thực hiện trực tiếp các công việc quản lý chuyên môn xuyên suốt vòng đời dự án.
Nhóm thứ nhất chi trả cho con người và các điều kiện làm việc cơ bản; nhóm thứ hai chi trả cho việc giải quyết các đầu việc chuyên môn theo tiến độ triển khai.
Ở cấu phần chi phí duy trì bộ máy, dự toán thường phân bổ 5 mục chi sau:
Ở cấu phần chi phí thực hiện các đầu việc chuyên môn, nguồn kinh phí này chi trả cho chuỗi công việc thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư:
Nhìn qua cấu trúc hai nhóm trên, có thể thấy chi phí quản lý dự án luôn bám sát quy mô công việc điều hành thực tế, không phải một con số ước lệ vô căn cứ. Đây cũng là lý do các dự án có công tác điều phối kỹ thuật phức tạp thường cần bộ máy quản lý nặng tay hơn.
Chi phí tư vấn (thiết kế, thẩm tra hồ sơ, giám sát thi công thuê ngoài) và chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng không thuộc chi phí quản lý dự án, đây là ranh giới hay bị nhầm nhất khi lập tổng mức đầu tư.
Các chi phí thuê ngoài để triển khai thiết kế công trình, thẩm tra hồ sơ thiết kế và dự toán, hay thuê tư vấn giám sát thi công độc lập đều được xếp vào nhóm chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, hạch toán tách khỏi chi phí quản lý dự án.
Trường hợp chủ đầu tư không đủ năng lực nội bộ và thuê một đơn vị tư vấn quản lý dự án bên ngoài, phần chi phí thuê này được hạch toán dưới dạng một hợp đồng dịch vụ tư vấn riêng, có hệ số tính và cách quản lý ngân sách khác với khoản chi tự quản lý bằng bộ máy nội bộ.
Bóc tách rạch ròi các ranh giới này giúp tổng dự toán phản ánh đúng phạm vi công việc và tránh cộng dồn ngân sách nhầm.
Về thực hành, chi phí quản lý dự án được xác định theo hai phương pháp: xác định nhanh theo định mức tỷ lệ phần trăm do cơ quan quản lý nhà nước ban hành, hoặc lập dự toán chi tiết khi phương án áp định mức tỷ lệ không phù hợp với đặc thù dự án.
Với đại đa số dự án xây dựng thông dụng, phương pháp tra định mức tỷ lệ được ưu tiên áp dụng trước.
Khi áp dụng phương pháp định mức tỷ lệ phần trăm, giá trị kinh phí được tính theo công thức GQLDA = N × (GXDtt + GTBtt).
Trong đó, N là trị số định mức tỷ lệ phần trăm tra trực tiếp tại Bảng 1.1 thuộc Phụ lục VIII của Thông tư 38/2026/TT-BXD; GXDtt là chi phí xây dựng trước thuế GTGT và GTBtt là chi phí thiết bị trước thuế GTGT.
Điểm cốt lõi chủ đầu tư phải đặc biệt lưu tâm là cơ sở để nhân tỷ lệ chỉ giới hạn ở chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế, hoàn toàn không nhân trực tiếp với tổng mức đầu tư của dự án.
Trị số N sẽ thay đổi theo phân loại công trình (dân dụng, công nghiệp, giao thông, hạ tầng kỹ thuật) và theo quy mô của chính chi phí xây dựng cộng thiết bị.
Một đặc tính quan trọng của định mức này là tính lũy thoái theo quy mô: dự án càng lớn thì tỷ lệ phần trăm N càng giảm dần, dù giá trị tuyệt đối tính bằng tiền của chi phí quản lý dự án vẫn tăng lên tương ứng.
Khi tổng chi phí xây dựng và thiết bị nằm giữa hai mốc trong bảng tra, kỹ sư lập dự toán phải nội suy để xác định tỷ lệ phần trăm chính xác.
Bên cạnh đó, định mức tỷ lệ N còn được điều chỉnh bằng hệ số tùy mô hình quản lý thực tế, chẳng hạn chủ đầu tư thành lập ban quản lý dự án trực thuộc để tự điều hành hay thuê đơn vị tư vấn quản lý bên ngoài.
Đối với các dự án có tính chất kỹ thuật đặc thù, thời gian thi công kéo dài qua nhiều năm, hoặc dự án do các ban quản lý dự án chuyên ngành, ban quản lý dự án khu vực đảm nhận mà định mức tỷ lệ không phản ánh sát hao phí nguồn lực, chi phí quản lý dự án sẽ được xác định bằng phương pháp lập dự toán chi tiết.
Khi đó, các khoản mục chi tiêu được bóc tách theo sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự thực tế và danh mục đầu việc quản lý cụ thể, dự toán này được trình duyệt và quản lý theo kế hoạch chi tiêu hằng năm, chỉ được xem xét điều chỉnh khi có thay đổi về phạm vi công việc, tiến độ triển khai hoặc khi tổng thể dự án được phê duyệt điều chỉnh.
Để hình dung cơ chế lũy thoái, hãy đặt lên bàn cân hai dự án cùng nhóm công trình dân dụng nhưng khác quy mô. Giả sử dự án A có chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế khoảng 20 tỷ đồng, còn dự án B khoảng 200 tỷ đồng.
Do quy mô lớn hơn, dự án B được áp trị số tỷ lệ N nhỏ hơn dự án A, nhưng vì N của B nhân với cơ sở 200 tỷ, giá trị tuyệt đối của chi phí quản lý dự án ở B vẫn cao hơn nhiều lần so với A.
Các con số quy mô trên chỉ dùng để minh họa cơ chế, còn trị số N cụ thể phải tra Bảng 1.1 Phụ lục VIII Thông tư 38/2026/TT-BXD theo đúng loại và quy mô công trình.
Vì lẽ đó, chủ đầu tư không thể so sánh thuần túy tỷ lệ phần trăm của hai dự án khác quy mô để kết luận dự án nào đang kiểm soát chi phí tốt hơn.
Ở chặng nghiên cứu sơ bộ tổng mức đầu tư, khi chưa đủ dữ liệu thiết kế để tra bảng định mức, tổng giá trị ước tính của chi phí quản lý dự án cộng chi phí tư vấn và chi phí khác thường được khống chế trong ngưỡng không vượt quá 15% chi phí xây dựng và thiết bị trước thuế của dự án.
Con số 15% này chỉ là ngưỡng trần kiểm soát dòng tiền ở bước phác thảo ý tưởng đầu tư, không thay cho quy trình lập dự toán chi tiết ở các bước thiết kế sau.
Chủ đầu tư và ban quan lý dự án có thể tham khảo thêm cách phân nhóm công trình theo quy mô nguồn vốn được phân tích chi tiết trong bài viết: Cấp Độ Công Trình Theo Tổng Mức Đầu Tư: Tìm Hiểu Từ A-Z
Đối với các dự án tòa nhà cao tầng, chi phí quản lý dự án luôn có giá trị tuyệt đối rất lớn và phản ánh chân thực khối lượng công việc điều phối liên ngành mà bộ máy chuyên trách phải xử lý liên tục trong một thời gian thi công dài.
Dù hệ số tỷ lệ phần trăm N giảm dần theo tính lũy thoái quy mô, tổng ngân sách thực tế phân bổ cho công tác quản trị vẫn ở mức cao về giá trị tuyệt đối, do đó, cắt giảm cơ học dòng tiền này một cách vội vã thường đồng nghĩa với việc chủ đầu tư chấp nhận buông lỏng chất lượng kiểm soát dự án.
>>> Xem thêm:Lập Tổng Dự Toán Và Quản Lý Chi Phí Dự Án | Công Ty Song Anh
Mật độ giao thoa kỹ thuật giữa ba chuyên ngành kiến trúc, kết cấu chịu lực và cơ điện MEP tại các tòa tháp cao tầng cao hơn nhiều so với công trình thấp tầng.
Bộ máy ban quản lý dự án phải bám sát liên tục các điểm kết nối không gian này, nơi chỉ một sai lệch nhỏ từ một bộ môn có thể kích hoạt chuỗi lỗi dây chuyền sang các chuyên ngành còn lại.
Nhật ký thiết kế thực tế của Song Anh ghi nhận một trường hợp va chạm không gian điển hình: khi dịch tim của hộp gen kỹ thuật đi khoảng 200mm để tối ưu diện tích căn hộ, thay đổi nhỏ này kéo theo một chuỗi hiệu chỉnh bản vẽ liên hoàn.
Bộ phận kiến trúc phải vẽ lại vách ngăn, bộ phận kết cấu phải tính lại hệ thép dầm và chừa vị trí lỗ mở sàn, bộ phận MEP phải định tuyến lại hệ ống kỹ thuật trục đứng, và nếu sai sót trôi xuống công trường thì nhà thầu buộc phải đục phá cấu kiện bê tông đã đổ để luồn lại ống.
Đối với một tòa tháp cao hai mươi tầng với khoảng hai mươi căn hộ trên mỗi sàn điển hình, một lỗi bị bỏ sót như vậy có thể nhân bản lên tới bốn trăm lần ngoài thực địa.
Đây là ví dụ trực quan minh họa cho tốc độ lan truyền lỗi kỹ thuật, cho thấy vì sao khối lượng giám sát và nghiệm thu tại công trình cao tầng lớn hơn hẳn công trình thấp tầng. Cơ chế chi phí đi kèm được phân tích chuyên sâu trong bài dự toán xây dựng.
Phần lớn tranh luận quanh khoản chi này đến từ vài hiểu lầm lặp lại; nhận diện đúng thì việc phê duyệt và soát số liệu dự toán trở nên rõ ràng, dễ kiểm soát hơn.
Chi phí quản lý dự án không phải một dòng cộng thêm cho đầy hồ sơ, mà là nguồn kinh phí vận hành thực của bộ máy kiểm soát chất lượng. Dưới đây là 3 nhầm lẫn thường gặp và cách rà soát nhanh:
Làm rõ ba điểm trên giúp chủ đầu tư nắm thế chủ động khi đối thoại với đơn vị lập dự toán, thay vì tranh luận cảm tính về con số cuối cùng.
Để nguồn chi phí quản lý dự án phát huy đúng giá trị, chủ đầu tư nên chọn mô hình ban quản lý dự án tương thích với năng lực quản trị nội bộ, đồng thời ưu tiên một bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật chuẩn xác và đồng bộ ngay từ đầu.
Bộ máy ban quản lý dự án vận hành nhẹ nhàng và hiệu quả hơn khi phần lớn xung đột hình học và lỗi kỹ thuật của bản vẽ đã được xử lý dứt điểm trên mô hình phối hợp, thay vì đẩy các lỗi đó xuống công trường và chuyển hóa thành chi phí xử lý sự cố.
Đây chính là điểm giao thoa giữa chất lượng thiết kế và hiệu quả sử dụng nguồn vốn quản lý dự án.
Một bộ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công hoàn chỉnh, làm việc theo quy trình tích hợp BIM, giúp kỹ sư các bộ môn phát hiện va chạm không gian từ sớm và giảm thiểu hiệu chỉnh thiết kế ở giai đoạn sau.
Quy trình BIM ở đây được hiểu là một hệ sinh thái dữ liệu số thống nhất phục vụ điều phối liên ngành, không phải một mô hình đồ họa 3D thuần túy; phần mềm chỉ làm nhiệm vụ phát hiện xung đột hình học, còn quyết định bẻ tuyến kỹ thuật sau cùng vẫn do kỹ sư cơ điện MEP đưa ra.
Cách tiếp cận này được phân tích chi tiết trong bài viết: Ứng Dụng Công Nghệ BIM Trong Thiết Kế Nhà Cao Tầng
Trong vai trò tổng thầu thiết kế nhà cao tầng, Song Anh tổ chức và đồng bộ ba bộ môn kiến trúc, kết cấu chịu lực và cơ điện MEP cùng quy trình làm việc trên nền tảng dữ liệu đồng bộ cùng quy trình kiểm soát chất lượng QA/QC và bộ phận lập dự toán trên một cơ sở dữ liệu số duy nhất.
Thiết kế đúng từ đầu giúp chủ đầu tư kiểm soát dòng tiền đầu tư, hạn chế sự cố kỹ thuật ngoài hiện trường và giảm phát sinh chắp vá; nhờ đó nguồn chi phí quản lý dự án được dùng cho công tác kiểm soát chất lượng chủ động thay vì chạy theo khắc phục lỗi phát sinh.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
.png)
Toà nhà Gia Định - 566 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình, (Thủ Đức) TP.HCM
Hotline: 0962 860 220
.png)
Email: songanh.cm1@gmail.com
.png)
Website: sa-corp.vn
