Hồ sơ quản lý chất lượng công trình là tập tài liệu chứng minh công trình được thi công, kiểm tra và nghiệm thu đúng thiết kế, đúng quy định. Theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP, bộ hồ sơ này gồm bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm cùng nhiều tài liệu khác. Nắm đúng danh mục giúp chủ đầu tư kiểm soát chất lượng và tránh vướng khi nghiệm thu, bàn giao.
Hồ sơ quản lý chất lượng công trình là tập hợp các văn bản pháp lý và tài liệu kỹ thuật ghi nhận, chứng minh rằng toàn bộ quá trình thi công, kiểm tra, thí nghiệm và nghiệm thu được thực hiện đúng hồ sơ thiết kế đã phê duyệt và đúng quy định pháp luật xây dựng.
Nói một cách dễ hiểu, đây là phần "bằng chứng chất lượng" đi kèm khối lượng xây dựng thực tế, để về sau bất kỳ bên liên quan nào cũng truy được lịch sử thi công của từng cấu kiện.
Về căn cứ pháp lý, kể từ ngày 01/7/2026, công tác lập và quản lý hồ sơ quản lý chất lượng công trình được thực hiện theo Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định 207/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành.
Nghị định 207/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nên chủ đầu tư cần rà soát để áp dụng đúng biểu mẫu và yêu cầu mới, tránh dùng nhầm các biểu mẫu cũ đã hết hiệu lực.
Danh mục thành phần của bộ hồ sơ nằm trong Phụ lục VII của Nghị định 207/2026/NĐ-CP, thuộc danh mục hồ sơ hoàn thành công trình.
Đây là điểm cần nắm rõ, vì trên thực tế nhiều ban quản lý dự án gộp nhầm hồ sơ quản lý chất lượng với toàn bộ hồ sơ hoàn thành, hoặc với hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì. Ba nhóm này phục vụ ba mục đích khác nhau và sẽ được làm rõ ở phần sau.
Theo danh mục hồ sơ hoàn thành công trình tại Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP, hồ sơ quản lý chất lượng công trình gồm nhiều nhóm tài liệu kỹ thuật và pháp lý. Để dễ kiểm soát, có thể gom hồ sơ quản lý chất lượng công trình này thành 6 cụm chính:
Không phải công trình nào cũng có đủ tất cả các nhóm tài liệu trên. Những mục ghi "nếu có" chỉ áp dụng khi phát sinh thực tế tại hiện trường, ví dụ dự án không xảy ra sự cố thì không có hồ sơ giải quyết sự cố.
Nguyên tắc chung là hồ sơ thuộc phần việc của bên nào thì bên đó lập, và mốc thời gian ký biên bản phải khớp với nhật ký thi công thực tế tại công trường.
Trong cả danh mục, bản vẽ hoàn công và hệ thống biên bản nghiệm thu là hai trục xương sống của bộ hồ sơ, vì đây là hai tài liệu phản ánh trực tiếp chất lượng thi công thực tế so với hồ sơ thiết kế.
Bản vẽ hoàn công mô tả công trình đã được xây dựng ra sao sau khi hoàn thành, ghi nhận cả những điều chỉnh so với thiết kế ban đầu.
Biên bản nghiệm thu xác nhận từng công việc, bộ phận, giai đoạn đã được kiểm tra và đạt yêu cầu. Khi hai nhóm này đầy đủ, khớp nhau và khớp thực tế, phần còn lại của hồ sơ thường cũng rõ ràng theo.
Trách nhiệm lập, kiểm tra và quản lý bộ hồ sơ sẽ được phân định rõ giữa các chủ thể:
Nắm rõ cách phân vai này giúp chủ đầu tư yêu cầu đúng tài liệu từ đúng đầu mối. Mốc thời gian lập hồ sơ cũng quyết định tính trung thực của tài liệu.
Việc nghiệm thu công việc xây dựng cần được người giám sát thực hiện kịp thời, thường trong thời hạn không quá 24 giờ kể từ khi nhận được đề nghị nghiệm thu của nhà thầu, và hồ sơ chất lượng đi kèm phải hoàn thiện tương ứng.
Hồ sơ nên được lập song song với tiến độ công trường, không dồn lại để hợp thức hóa vào cuối dự án, vì cách làm đó dễ tạo sai lệch giữa giấy tờ và thực tế.
Với phần chất lượng vật liệu, cấu kiện và thiết bị, trách nhiệm cung cấp chứng từ thuộc về nhà cung cấp và đơn vị lắp đặt.
Chủ đầu tư và tư vấn giám sát rà soát tính hợp lệ của các chứng nhận này trước khi cho phép đưa vật liệu, thiết bị vào công trình, để hồ sơ chất lượng có cơ sở ngay từ đầu vào.
Hồ sơ quản lý chất lượng chỉ là một phần của hồ sơ hoàn thành công trình, và khác với hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì.
3 nhóm này hay bị nhầm lẫn là giống nhau nhưng lại phục vụ cho 3 mục đích và 3 thời điểm khác nhau trong dự án nên việc tách hồ sơ quản lý chất lượng rõ ràng sẽ giúp chủ đầu tư chuẩn bị đúng bộ tài liệu cho đúng việc:
| Loại hồ sơ | Phạm vi | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hồ sơ quản lý chất lượng công trình | Bằng chứng chất lượng thi công: nghiệm thu, hoàn công, thí nghiệm, thay đổi thiết kế | Phần chất lượng trong Phụ lục VII, Nghị định 207/2026 |
| Hồ sơ hoàn thành công trình | Toàn bộ danh mục hồ sơ hoàn thành công trình | Phụ lục VII, Nghị định 207/2026 |
| Hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì | Tài liệu bàn giao cho đơn vị vận hành và bảo trì | Khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng 135/2025 |
Việc phân định rạch ròi về phạm vi của hồ sơ quản lý chất lượng công trình ở bảng trên sẽ giúp chủ đầu tư bàn giao đúng bộ tài liệu khi cơ quan quản lý chuyên ngành kiểm tra công tác nghiệm thu, đồng thời bảo đảm đơn vị vận hành có đủ hồ sơ bảo trì phục vụ khai thác lâu dài mà không lẫn với hồ sơ thi công.
Nếu quá trình gộp xảy ra nhầm lẫn sẽ dễ dẫn đến trường hợp thiếu tài liệu đúng lúc cần, chẳng hạn khi công trình cần đánh giá an toàn về sau.
Bộ hồ sơ quản lý chất lượng công trình hay gặp phải những “vướng mắc” khi nghiệm thu, bàn giao chủ yếu do thiếu chứng chỉ thí nghiệm vật liệu, bản vẽ hoàn công lệch so với thực tế, thay đổi thiết kế không có văn bản phê duyệt kèm theo, hoặc biên bản nghiệm thu ký gộp sai thời điểm.
Những sai lệch này thường không lộ ra trong lúc thi công, mà chỉ bộc lộ khi hồ sơ được tập hợp rà soát để nghiệm thu hoàn thành. Rủi ro tăng lên khi cơ quan chuyên môn về xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định.
>>> Tìm hiểu thêm:Nghiệm Thu Công Trình Là Gì Và Được Thực Hiện Khi Nào?
Ở bước này, hồ sơ được đối chiếu với công trình thực tế, ngoài ra các khoảng trống như thiếu biên bản, thiếu kết quả thí nghiệm hay thay đổi thiết kế chưa được phê duyệt đều có thể trở thành lý do yêu cầu bổ sung, làm chậm thời điểm đưa công trình vào sử dụng.
Vì vậy, việc kiểm soát hồ sơ quản lý chất lượng công trình cần đảm bảo được diễn ra liên tục trong suốt quá trình triển khai thi công.
Với công trình cao tầng, rủi ro về hồ sơ thường dồn vào phần thay đổi thiết kế. Một dự án cao tầng có nhiều bộ môn phối hợp, và mỗi lần điều chỉnh kiến trúc, kết cấu hay hệ MEP đều phải kéo theo văn bản phê duyệt và cập nhật bản vẽ hoàn công tương ứng.
Khi các thay đổi diễn ra nhiều mà không được ghi nhận kịp thời, bản vẽ hoàn công dễ lệch khỏi công trình thực tế, và bộ hồ sơ chất lượng mất tính nhất quán. Đây là điểm chủ đầu tư nên theo dõi sát sao ngay từ khi phát sinh thay đổi, thay vì đợi đến khâu nghiệm thu mới rà soát.
Một bộ hồ sơ chất lượng gọn và đáng tin thường bắt đầu từ một hồ sơ thiết kế được các bộ môn triển khai phối hợp đồng bộ trên cùng một hệ dữ liệu,
Phần lớn các mục thay đổi thiết kế trong quá trình thi công và sai lệch của bản vẽ hoàn công không sinh ra ngẫu nhiên ngoài công trường, mà bắt nguồn từ hồ sơ thiết kế còn xung đột giữa các bộ môn hoặc thiếu đi sự đồng bộ trong quy trình việc giữa các bộ môn thiết kế.
Khi thiết kế phải chỉnh sửa nhiều trong lúc thi công, chưa nói tới chi phí nhưng số lượng văn bản phê duyệt, bản vẽ điều chỉnh và biên bản đi kèm cũng tăng theo, khiến hồ sơ chất lượng vừa dày vừa khó kiểm soát.
Đây cũng là lúc dự án cần một đầu mối tổng thầu thiết kế đứng ra triển khai quá trình thiết kế dự án cao tầng. Tổng thầu thiết kế Song Anh không đơn thuần chỉ là lập hồ sơ quản lý chất lượng thi công, vì phần việc đó thuộc nhà thầu thi công cùng tư vấn giám sát và chủ đầu tư.
Vai trò của Song Anh nằm ở khâu trước đó: phối hợp kiến trúc, kết cấu và cơ điện MEP trên cùng một hệ dữ liệu với khả năng combine ba bộ môn thiết kế trong quy trình triển khai BIM trong dự án cao tầng, cùng khâu QA - QC hồ sơ thiết kế trước khi bàn giao bản vẽ thi công.
Việc xử lý sớm các xung đột trên mô hình giúp giảm thay đổi thiết kế ngoài công trường, nhờ đó bộ hồ sơ chất lượng trong thi công gọn hơn, nhất quán hơn và dễ nghiệm thu hơn.
Với chủ đầu tư công trình cao tầng, thời điểm tốt nhất để bộ hồ sơ chất lượng về sau nhẹ nhàng không phải lúc chuẩn bị nghiệm thu, mà là lúc hồ sơ thiết kế được kiểm soát chặt chẽ, chính xác đến từng chi tiết ngay từ đầu khi dự án còn là “bản vẽ sơ khai”.
Nếu chủ đầu tư đang chuẩn bị hồ sơ thiết kế cho một dự án cao tầng, việc siết chặt chất lượng và tính đồng bộ của hồ sơ thiết kế ngay từ giai đoạn này sẽ giúp bộ hồ sơ quản lý chất lượng trong thi công được gọn gàng và trở nên đáng tin cậy hơn bao giờ hết.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
.png)
Toà nhà Gia Định - 566 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình, (Thủ Đức) TP.HCM
Hotline: 0962 860 220
.png)
Email: songanh.cm1@gmail.com
.png)
Website: sa-corp.vn
