Chi phí dự phòng gồm hai phần cấu thành: dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và dự phòng cho yếu tố trượt giá. Phần đầu tính theo tỷ lệ có trần giảm dần qua từng bước lập chi phí, phần sau tính theo kế hoạch vốn và chỉ số giá xây dựng. Con số này phản ánh mức độ bất định còn lại của hồ sơ, không phải khoản tiền đệm dùng tùy ý.
Chi phí dự phòng gồm đúng hai khoản mục: chi phí dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá. Đây là khoản mục đứng cuối trong cơ cấu tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng, tính trên tổng các khoản chi phí đứng trước nó.
Cấu trúc hai phần này được giữ nguyên trong Nghị định 206/2026/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 thay thế Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Dự phòng khối lượng bù đắp cho những gì chưa nhìn thấy trên hồ sơ lúc lập chi phí, chẳng hạn một tầng đất yếu dày hơn kết quả khoan khảo sát. Dự phòng trượt giá bù đắp cho biến động trên thị trường, như giá thép, xi măng hay nhân công tăng lên trước khi nguồn tiền thực sự được giải ngân.
Tên gọi của khoản này dễ gây hiểu nhầm ở ba điểm. Dòng "vật tư, thiết bị dự phòng" trong dự toán, tức phụ tùng mua kèm thiết bị, thuộc chi phí thiết bị chứ không thuộc chi phí dự phòng.
Khoản này cũng khác các khoản trích lập dự phòng trong kế toán doanh nghiệp. Cuối cùng, dự phòng không phải nguồn tiền để đổi mục tiêu hay mở rộng quy mô; việc đó phải thực hiện qua thủ tục điều chỉnh dự án.
Mức trần chi phí dự phòng cho khối lượng phát sinh được ấn định 15% ở sơ bộ tổng mức đầu tư, hạ còn 10% ở tổng mức đầu tư và còn 5% ở dự toán công trình lẫn gói thầu. Mức trần hạ dần bởi hồ sơ thiết kế ở mỗi bước chi tiết hơn, phần chưa xác định của dự án cũng thu hẹp tương ứng.
Các mức này nằm trong phụ lục của Thông tư 36/2026/TT-BXD, văn bản hướng dẫn nghị định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, thay thế Thông tư 11/2021/TT-BXD. Nhiều tài liệu đang lưu hành vẫn trích dẫn khung cũ, nên cần xem kỹ căn cứ trong thuyết minh trước khi so sánh.
Bảng dưới đây so sánh 4 bước lập chi phí theo cơ sở tính và mức trần dự phòng khối lượng:
| Bước lập chi phí | Cơ sở tính dự phòng khối lượng | Trần |
|---|---|---|
| Sơ bộ tổng mức đầu tư | Tổng chi phí bồi thường, xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn và chi phí khác | 15% |
| Tổng mức đầu tư | Cùng 6 nhóm chi phí như bước sơ bộ | 10% |
| Dự toán xây dựng công trình | Giá trị dự toán trước chi phí dự phòng | 5% |
| Dự toán gói thầu xây dựng | Từng khoản mục chi phí của gói thầu | 5% mỗi khoản mục |
Mức trần giảm qua 4 bước, còn cơ sở tính chỉ hẹp lại khi chuyển từ tổng mức đầu tư sang dự toán: từ toàn dự án kể cả tiền bồi thường, xuống một công trình rồi tới từng khoản mục gói thầu.
Vì vậy tỷ lệ 10% ở tổng mức đầu tư và 5% ở dự toán không so sánh thẳng với nhau được. Các mốc lập dự toán nằm ở bài viết: dự toán xây dựng được lập ở những bước nào.
Ở cấp dự toán, thông tư ghi rõ tỷ lệ tùy vào mức độ phức tạp của công trình và điều kiện địa chất nơi xây dựng. Một tháp cao tầng ba tầng hầm trên nền đất yếu ven sông mang nhiều ẩn số hơn khối văn phòng thấp tầng trên nền đất tốt, nên khó dùng chung một tỷ lệ.
Trần là giới hạn trên chứ chưa phải mức mặc định, một dự toán ghi đúng bằng trần ở mọi công trình thường cho thấy tỷ lệ chỉ được điền theo thói quen.
Ở tổng mức đầu tư, chi phí dự phòng trượt giá được tính theo kế hoạch vốn từng năm: vốn đầu tư trước dự phòng của mỗi năm, đã trừ lãi vay, nhân với mức tăng giá cộng dồn tới năm đó. Mức tăng giá lấy từ chỉ số giá xây dựng bình quân của tối thiểu ba năm gần nhất, cộng mức biến động dự báo tương lai.
Công thức có ba đầu vào. Thứ nhất là kế hoạch phân bổ vốn theo năm. Thứ hai là chỉ số giá bình quân tính từ các chỉ số liên hoàn theo đúng loại công trình, đã loại trừ những thời điểm giá vật liệu, nhiên liệu biến động bất thường. Thứ ba là mức biến động dự báo theo phương pháp chuyên gia, dựa trên xu hướng giá khu vực và quốc tế.
Mức tăng giá được nâng lũy thừa theo số năm, nên cùng một khoản vốn, chi vào năm thứ ba sẽ gánh dự phòng trượt giá lớn hơn hẳn khi chi vào năm đầu. Dự án kéo dài tiến độ hoặc dồn vốn xây lắp về cuối sẽ thấy dòng trượt giá phình ra dù đơn giá vật tư hôm nay chưa đổi.
Vì vậy chi phí dự phòng trượt giá là hệ quả của kế hoạch tiến độ và giải ngân, không phải một tỷ lệ điền sẵn.
Quy định còn dự liệu hai tình huống đặc thù. Dự án có thời gian thực hiện không quá một năm có thể dùng chỉ số giá xây dựng liên hoàn của năm liền kề ngay trước, theo nội dung được Quyết định 1538/QĐ-BXD ngày 28/8/2026 đính chính.
Các hạng mục mua sắm ở nước ngoài phải tính trượt giá riêng theo chỉ số giá nước sở tại, kết hợp xem xét biến động tỷ giá bình quân tối thiểu ba năm. Ở cấp dự toán, phương pháp tính tương tự nhưng dựa trên giá trị dự toán trước dự phòng theo tiến độ thi công tính bằng quý hoặc năm.
Các quy tắc này bắt buộc với dự án dùng vốn nhà nước, còn dự án vốn tư nhân được áp dụng theo cách linh hoạt hơn.
Dự án vốn tư nhân không bắt buộc áp dụng. Nghị định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng chỉ bắt buộc với dự án đầu tư công, dự án PPP và dự án dùng vốn ngân sách nhà nước khác; dự án ngoài nhóm này tham khảo quy định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Dù vậy, dự án chung cư, khách sạn, văn phòng vốn tư nhân vẫn thường lập chi phí dự phòng theo cấu trúc hai phần và đối chiếu với mức trần nhà nước. Ngân hàng, đối tác góp vốn và đơn vị kiểm toán đều cần một căn cứ chung để so sánh, và khung nhà nước là ngôn ngữ chung các bên cùng hiểu.
Cụm "tự chịu trách nhiệm" có hai chiều. Đặt dự phòng thấp để phương án tài chính trông đẹp hơn thì phần thiếu hụt về sau do chính chủ đầu tư tự gánh. Đặt dự phòng cao để yên tâm thì một phần vốn bị giữ lại, kéo chỉ số hiệu quả của phương án xuống.
Đối với dự án tư nhân, câu hỏi hữu ích hơn "được phép bao nhiêu phần trăm" là dự án này thật sự cần bao nhiêu.
Mức dự phòng đủ phụ thuộc vào lượng thông tin còn chưa chốt trong hồ sơ thiết kế. Chi phí dự phòng khối lượng được lập để đỡ những rủi ro chưa thể biết trước, còn những gì hồ sơ lẽ ra phải làm rõ từ bàn vẽ thì không nên trông chờ vào nó.
Đội ngũ dự toán của Song Anh quy phần lớn chênh lệch giữa dự toán và chi phí thi công thực tế về 3 nhóm nguyên nhân, và mỗi nhóm liên quan tới dự phòng theo một cách riêng.
Điều kiện thi công thực tế khác giả định, như địa chất hay mực nước ngầm, là đúng loại rủi ro mà dự phòng được đặt ra để bù đắp. Thay đổi thiết kế và phát sinh phạm vi chỉ nên dựa vào dự phòng ở phần nhỏ, phần lớn phải kiểm soát bằng quy trình phê duyệt thay đổi.
Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đồng bộ giữa các bộ môn thì nằm ngoài vai trò của dự phòng, vì đó là lỗi sửa được trước khi đem hồ sơ đi đấu thầu.
Nhóm cuối nguy hiểm vì ở nhà cao tầng, một lỗi nhỏ được nhân lên theo số tầng. Kiến trúc dịch hộp gen kỹ thuật 200 mm để tối ưu mặt bằng căn hộ mà kết cấu, cơ điện chưa cập nhật theo.
Thay đổi ấy kéo theo lỗ mở sàn, thép gia cường, toàn bộ tuyến ống trong hộp gen và công tác khoan cắt, hoàn trả. Với tòa nhà 20 tầng điển hình, mỗi tầng 20 căn, cùng một điều chỉnh lặp lại 400 lần.
Lỗi này về nguyên tắc nằm ngoài phạm vi dự phòng, nhưng thực tế vẫn hay bị rút vào đó và có thể tiêu tốn phần đáng kể của hạn mức 5% trước khi rủi ro địa chất kịp xuất hiện.
Căn cứ tốt nhất để định cỡ chi phí dự phòng vì thế là danh mục giả định và ngoại lệ đi kèm dự toán. Danh mục này ghi rõ điều đã giả định, như số tầng hầm, giải pháp móng, mức bàn giao, và điều chưa tính kèm lý do cụ thể. Danh mục càng rõ, tỷ lệ dự phòng càng có cơ sở để hạ xuống.
Ở hai tòa tháp do Song Anh thiết kế tại Selavia Aura Phú Quốc, Song Anh vừa làm tổng thầu thiết kế kiến trúc, kết cấu, cơ điện vừa lập dự toán qua giai đoạn thiết kế cơ sở. Nhờ vậy giả định chi phí và giải pháp thiết kế đứng trên cùng một bộ hồ sơ. Quy trình lập dự toán công trình của Song Anh cũng đi theo nguyên tắc ấy.
Những hạng mục biết chắc sẽ phát sinh nhưng chưa được đo đếm không nên nằm trong chi phí dự phòng. Nhóm này gồm biện pháp thi công, phụ kiện, công tác giao diện giữa các bộ môn và các dòng ghi chú "nhà thầu tự tính". Chúng cần được lượng hóa thành khối lượng cụ thể ngay trong dự toán.
Các hạng mục này không hiện rõ trên bản vẽ, liên quan nhiều nhà thầu và phụ thuộc biện pháp hoặc hiện trường. Khi dự toán để trống chúng rồi trông vào dự phòng, khoản này bị rút dần cho những thứ lẽ ra đã biết, đến lúc rủi ro thật xảy ra thì không còn gì để bù đắp.
Hồ sơ dự thầu cũng khó so sánh vì mỗi nhà thầu hiểu phạm vi "tự tính" một kiểu, một nguồn quen thuộc của tình trạng dự toán lệch giá thầu.
Chủ đầu tư có thể nhận ra sớm qua hai dấu hiệu: khối lượng phụ trợ thấp bất thường, và bảng khối lượng thiếu lỗ chờ, sleeve xuyên dầm, giá đỡ ống ở chỗ giao nhau giữa kết cấu với cơ điện. Gặp những dấu hiệu này, việc nên làm là yêu cầu bổ sung khối lượng, vì nâng tỷ lệ dự phòng chỉ che vấn đề đi chứ không giải quyết được.
Chi phí dự phòng chỉ nên được rút ra khi xuất hiện đúng loại rủi ro mà nó được lập ra để bù đắp. Từ ngày 01/7/2026, chủ đầu tư dự án thuộc phạm vi nghị định được tự điều chỉnh cơ cấu các khoản mục chi phí, kể cả dự phòng, miễn không vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt.
Quyền này đi kèm 5 điều kiện đồng thời: không đổi mục tiêu, không đổi quy mô, không vượt tổng mức đầu tư được duyệt, không đổi cơ cấu nguồn vốn, và nhằm bảo đảm tiến độ, mục tiêu của dự án.
Với dự án PPP, cách dùng chi phí dự phòng được quy định ngay trong hồ sơ mời thầu và hợp đồng dự án. Dự phòng ở mỗi cấp chỉ dùng cho phạm vi của cấp đó, như đã phân tích trong bài viết dự toán và tổng mức đầu tư khác nhau ở điểm nào.
Trong quá trình rút chi phí dự phòng, ghi lại nguyên nhân của từng lần là thói quen đáng duy trì, vì bảng ghi chép ấy cho biết dự án kế tiếp nên đặt dự phòng ở mức nào.
Trước khi duyệt một bảng tổng mức đầu tư hay dự toán, chủ đầu tư có thể hỏi đơn vị lập chi phí một câu hỏi thực tế: dòng dự phòng ấy đang gánh những rủi ro nào, dựa trên những giả định nào.
Đơn vị trả lời rõ ràng được câu hỏi đó là đơn vị đã hiểu hồ sơ của chính mình và đó cũng là yêu cầu Song Anh đặt ra cho mỗi bộ hồ sơ chi phí đi kèm bản vẽ.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
Toà nhà Park IX - số 08 Phan Đình Giót, Phường Tân Sơn Hoà, TP.HCM
Hotline: 0969 865 728
Email: tnc@sa-corp.vn
