Hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra là tình huống mà phản xạ đầu tiên của các bên thường là tìm người chịu trách nhiệm. Nhưng tìm xong thì tiến độ dự án vẫn trôi qua, trong khi câu hỏi thực tế hơn vẫn chưa có lời giải: hồ sơ thực chất bị chặn ở cửa nào? Vì nguyên nhân gì? Và cần xử lý ra sao để lần nộp kế tiếp không lặp lại đúng vết xe đổ đó.
Các nhóm nguyên nhân phổ biến, cùng 4 tình huống pháp lý có hệ quả tiến độ khác hẳn nhau và danh mục việc cần rà soát dứt điểm trước khi nộp lại đều được bóc tách dưới đây.
Hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra thường rơi vào ba nhóm nguyên nhân chính, xếp theo trình tự thời gian từ lúc nộp tới khi xem xét nội dung chi tiết:
Tại cơ quan chuyên môn về xây dựng, các nhóm nguyên nhân này được xử lý theo bốn cơ chế riêng biệt quy định tại Điều 36 Nghị định 217/2026/NĐ-CP: từ chối tiếp nhận, yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ, tạm dừng thẩm định, và dừng thẩm định kèm trả lại hồ sơ.
Riêng ở cơ chế đầu tiên, nghị định nêu rõ ba căn cứ từ chối là trình sai thẩm quyền, công trình không thuộc đối tượng phải thẩm định, và hồ sơ không hợp lệ.
Mỗi cơ chế kéo theo một hệ quả tiến độ hoàn toàn khác nhau, nên việc gộp chung tất cả vào một khái niệm bị trả dễ khiến chủ đầu tư phán đoán sai lệch thời gian cần thiết để khắc phục hồ sơ.
Điểm khiến chủ đầu tư dễ đánh giá sai tình huống nằm ở chỗ dự án cao tầng không chỉ đi qua một cửa duy nhất.
Ngoài cơ quan chuyên môn về xây dựng, hồ sơ còn phải trình cơ quan cảnh sát phòng cháy chữa cháy để thẩm duyệt thiết kế, cùng các thủ tục về môi trường tùy theo quy mô công trình.
Mỗi cơ quan quản lý đều có căn cứ từ chối riêng, biểu mẫu văn bản riêng và khung thời hạn phản hồi độc lập.
Hệ quả thực tế là điểm nghẽn của hồ sơ không nằm cố định ở một nơi. Dự án hoàn toàn có thể thuận lợi ở cửa xây dựng nhưng lại tắc nghẽn ở cửa phòng cháy chữa cháy, hoặc ngược lại.
Muốn tháo gỡ hiệu quả, trước hết cần phân biệt chuẩn xác bốn tình huống pháp lý mà cơ quan quản lý nhà nước áp dụng khi hồ sơ không thể tiếp tục giải quyết.
Bốn tình huống thường bị gọi chung là trả hồ sơ thực ra có bản chất pháp lý và hệ quả tiến độ rất khác biệt. Xác định đúng tên gọi của từng tình huống là bước đi đầu tiên để biết dự án còn bao nhiêu thời gian và cần chuẩn bị những tài liệu gì.
Trước khi đi sâu vào chi tiết, cần làm rõ một ranh giới pháp lý cơ bản. Thẩm tra là hoạt động dịch vụ tư vấn kỹ thuật do tổ chức tư vấn độc lập thực hiện; trong khi thẩm định là hoạt động quản lý nhà nước do cơ quan có thẩm quyền hoặc người quyết định đầu tư tiến hành.
Dẫu vậy, trong giao tiếp quản lý dự án thường ngày, thuật ngữ thẩm tra hay được dùng bao hàm cả hai khâu khi hồ sơ bị trả về. Bảng so sánh dưới đây phân định rõ các tình huống ở cả hai cấp độ:
4 tình huống dưới đây được đặt lên bàn đối chiếu theo hai tiêu chí cốt lõi: điều kiện cơ quan thẩm định áp dụng và hệ quả thực tế đối với tiến độ triển khai dự án:
| Tình huống | Điều kiện áp dụng | Hệ quả với tiến độ |
|---|---|---|
| 1. Từ chối tiếp nhận | Sai thẩm quyền, không thuộc đối tượng phải thẩm định, hoặc hồ sơ không hợp lệ | Hồ sơ chưa vào thẩm định, chuẩn bị lại rồi nộp như lần đầu |
| 2. Yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ | Trong 05 ngày làm việc sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn chỉ gửi yêu cầu một lần | Hồ sơ vẫn trong quy trình, bổ sung xong là chạy tiếp |
| 3. Tạm dừng thẩm định | Có lỗi, sai sót thông tin và số liệu khiến không thể đưa ra kết luận, dùng không quá 01 lần | Đồng hồ dừng chờ khắc phục, chưa mất chu kỳ |
| 4. Dừng thẩm định | Quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu mà chưa bổ sung, khắc phục | Nhận lại hồ sơ, nộp lại thì thời hạn tính lại từ đầu |
Ba tình huống đầu tiên vẫn có thể cứu vãn ngay trong chu kỳ đang xử lý hoặc nộp lại tức thì, còn tình huống thứ tư mới thực sự là cú va chạm nặng nề về mặt tiến độ.
Quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu mà chủ đầu tư chưa bổ sung, khắc phục xong thì cơ quan chuyên môn dừng việc thẩm định và trả lại hồ sơ.
Điều đắt nhất nằm ở chỗ khi nộp lại, thời hạn thẩm định được tính lại từ đầu, tức là toàn bộ thời gian chờ của lần trước không được cộng vào.
Đó cũng là lý do một văn bản yêu cầu bổ sung tưởng nhẹ nhàng lại cần xử lý ngay trong tuần đầu, vì mốc 20 ngày làm việc trôi rất nhanh khi hồ sơ phải quay về cả ba bộ môn cùng lúc.
Nhận diện mình đang ở ô nào của bảng trên thực ra rất nhanh, bởi chính văn bản gửi về đã gọi đúng tên tình huống ngay ở dòng tiêu đề.
Cụm từ từ chối tiếp nhận đồng nghĩa với việc hồ sơ chưa từng bước vào quy trình, và lý do kèm theo sẽ chỉ rõ lỗi thuộc về thẩm quyền, đối tượng thẩm định hay tính hợp lệ.
Cụm từ yêu cầu bổ sung hoặc tạm dừng thẩm định thì ngược lại, hồ sơ vẫn đang được giải quyết, chỉ khác ở chỗ một bên vướng mắc thủ tục giấy tờ còn một bên đã chạm tới nội dung kỹ thuật.
Riêng thông báo dừng thẩm định kèm việc trả lại hồ sơ là dấu hiệu chu kỳ đã chính thức khép lại, và phần việc còn lại là chuẩn bị toàn diện cho một lần nộp mới.
Nhóm này khiến hồ sơ bị chặn lại ngay từ khâu tiếp nhận ban đầu, trước khi bất kỳ chuyên viên nào mở bản vẽ ra xem xét.
Cơ quan thẩm tra hoặc thẩm định chỉ cần đối chiếu thẩm quyền giải quyết và tư cách pháp lý của bộ hồ sơ, nếu thấy không phù hợp là lập phiếu từ chối tiếp nhận và trả lại nguyên trạng.
Lỗi nộp sai thẩm quyền đang có xu hướng gia tăng trong nửa cuối năm 2026, và nguyên nhân không nằm ở sự cẩu thả.
Từ ngày 01/7/2026, Luật Xây dựng năm 2025 bãi bỏ thủ tục thẩm định thiết kế xây dựng triển khai sau khi dự án được phê duyệt tại cơ quan chuyên môn, theo nguyên tắc cơ quan quản lý nhà nước chỉ kiểm soát một lần với mỗi dự án và mỗi công trình.
Nhiều ban quản lý dự án vẫn quen nếp trình hồ sơ hai lần, một lần ở bước dự án và một lần ở bước thiết kế triển khai, nên bộ hồ sơ chuẩn bị theo thói quen cũ được mang tới một cửa vốn đã đóng với công trình đó.
Có một dạng hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra hoàn toàn không phải do chất lượng bản vẽ, mà đến từ chính quy định chuyển tiếp.
Theo khoản 5 Điều 76 của nghị định về quản lý hoạt động xây dựng, công trình đã trình thẩm định thiết kế triển khai mà đến ngày 01/7/2026 chưa có thông báo kết quả thì cơ quan chuyên môn dừng thẩm định và chủ đầu tư nhận lại hồ sơ.
Bộ Xây dựng khẳng định lại điều này tại Công văn 9990/BXD-KTQLXD, rằng cơ quan chuyên môn không tiếp tục thẩm định thiết kế triển khai kể cả với hồ sơ đang trong quá trình giải quyết.
Bộ hồ sơ nhận lại trong tình huống này thực chất không có bất kỳ lỗi kỹ thuật nào để chỉnh sửa, nhưng cũng không còn cửa nào để nộp, nên câu hỏi đúng là chủ đầu tư tổ chức thẩm định nội bộ ra sao.
Việc cần làm gồm ba phần: thuê đơn vị tư vấn thẩm tra nếu công trình thuộc diện bắt buộc, tổ chức thẩm định trên nền báo cáo thẩm tra đó, rồi ra quyết định phê duyệt thiết kế do chính chủ đầu tư ký.
Quyết định phê duyệt này được lưu lại làm căn cứ cho các thủ tục phía sau, trong đó có hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng.
Nhóm này khiến hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra vì những điều kiện tưởng chừng chỉ là thủ tục hành chính, nhưng lại là căn cứ pháp lý để cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Không một chuyên viên thẩm định nào dám ký thông qua một bộ hồ sơ mà tính hợp pháp của tài liệu đầu vào vẫn còn nhiều điểm bỏ ngỏ.
Báo cáo khảo sát xây dựng bắt buộc phải được chủ đầu tư phê duyệt bằng văn bản chính thức trước khi đưa vào làm căn cứ tính toán thiết kế. Nếu thiếu quyết định phê duyệt này, toàn bộ phần tính toán móng và kết cấu ngầm phía sau sẽ mất đi giá trị pháp lý.
Tương tự, nhiệm vụ thiết kế phải có chữ ký duyệt của chủ đầu tư và phải bám sát chủ trương đầu tư đã được chấp thuận.
Về điều kiện năng lực, hồ sơ bắt buộc phải ghi rõ mã số chứng chỉ năng lực hoạt động của tổ chức thiết kế và đơn vị thẩm tra, kèm mã số chứng chỉ hành nghề của các cá nhân đảm nhận vị trí chủ nhiệm, chủ trì từng bộ môn.
Chứng chỉ hết hạn đúng trong thời gian thẩm tra là lỗi xuất hiện thường xuyên, nhất là ở các dự án kéo dài qua nhiều tháng.
Điểm gây trả hồ sơ thường không phải là thiếu chứng chỉ, mà là chứng chỉ đúng người nhưng sai phạm vi: một chủ trì bộ môn có chứng chỉ hợp lệ cho công trình cấp II vẫn không đủ điều kiện đứng tên ở công trình cấp I.
Vì cấp công trình có thể đổi mỗi khi dự án được điều chỉnh quy mô, danh sách chủ nhiệm và chủ trì cần được rà lại ngay sau lần điều chỉnh đó chứ không để tới lúc đóng gói hồ sơ trình.
Nhóm lỗi tiếp theo thuộc về quy cách thể hiện. Hồ sơ phải lập bằng tiếng Việt, trình bày đúng quy cách theo từng bước thiết kế, được người đề nghị thẩm định kiểm tra, ký tên và đóng dấu xác nhận trước khi nộp.
Trường hợp bản vẽ thiếu chữ ký của người lập và chủ trì bộ môn hay thuyết minh thiếu dấu pháp nhân của đơn vị tư vấn đều nằm trong nhóm này.
Riêng báo cáo kết quả thẩm tra, khoản 4 Điều 41 Nghị định 217/2026/NĐ-CP yêu cầu lập theo Mẫu số 11 và bản vẽ đóng dấu theo Mẫu số 14 tại Phụ lục I.
Phần này thuộc trách nhiệm của đơn vị thẩm tra, nhưng người chịu hậu quả khi sai mẫu lại là chủ đầu tư, nên số hiệu mẫu nên được ghi thẳng vào hợp đồng thẩm tra và soát ngay khi nhận bàn giao báo cáo.
Khâu thẩm tra hồ sơ thiết kế độc lập trước khi nộp chính là chốt chặn giúp lọc sạch toàn bộ các thiếu sót này.
Ở chiều ngược lại, chủ đầu tư cũng có những quyền pháp lý rất rõ ràng. Thứ nhất, cơ quan thẩm định chỉ được gửi yêu cầu bổ sung thành phần hồ sơ một lần duy nhất bằng văn bản, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
Thứ hai, khoản 3 Điều 7 của nghị định này quy định cơ quan thực hiện thủ tục hành chính không được yêu cầu cung cấp lại giấy tờ, thông tin đã có trên cơ sở dữ liệu quốc gia đã kết nối, chia sẻ; khi bị đòi thêm giấy tờ thuộc diện đó, văn bản trao đổi lại nên viện dẫn thẳng chính điều khoản này.
Dẫu vậy, điều kiện tiên quyết vẫn là lần giải trình bổ sung đầu tiên phải xử lý triệt để mọi nội dung được yêu cầu.
Nhóm nguyên nhân kỹ thuật khiến hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra dẫu giấy tờ đã đầy đủ và nộp đúng thẩm quyền.
Đây là nơi phản ánh trung thực năng lực chuyên môn của đơn vị tư vấn thiết kế, đồng thời cũng là nhóm lý do tiêu tốn nhiều thời gian nhất bởi việc chỉnh sửa kỹ thuật luôn kéo theo sự xáo trộn dây chuyền giữa bản vẽ, thuyết minh tính toán và dự toán kèm theo.
3 dạng xung đột hay gặp nhất đều xuất phát từ cùng một gốc:
Khi chuyên viên thẩm tra đối chiếu lồng ghép giữa các bộ môn, những điểm xung đột này lập tức phát lộ. Đây chính là lý do khâu phối hợp đa bộ môn thiết kế cần được chốt trên cùng một mô hình hợp nhất trước khi phát hành hồ sơ.
Nguyên nhân sâu xa gần như luôn giống nhau: các bộ môn kiến trúc, kết cấu và cơ điện được giao cho ba nhóm kỹ sư làm việc phân tán, mỗi bên tự triển khai theo tiến độ riêng và chỉ chắp vá vào những ngày cuối cùng trước khi nộp hồ sơ.
Ở nhà thấp tầng, công nhân ngoài hiện trường có thể tự đục tỉa né ống. Nhưng ở công trình cao tầng cấp 1, dầm sàn bê tông dày đặc cùng mạng lưới kỹ thuật chằng chịt khiến việc xử lý tùy tiện ngoài công trường là điều không thể.
Chuyên viên thẩm tra nắm rất rõ thực tế đó nên sẽ kiên quyết từ chối những bộ hồ sơ thiếu sự đồng bộ đa bộ môn.
Đặc biệt, có một bước chuyển biến mới cần cập nhật từ năm nay. Theo điểm a khoản 1 Điều 8 của nghị định về quản lý hoạt động xây dựng, công trình xây dựng mới từ cấp II trở lên phải áp dụng BIM ngay từ giai đoạn lập Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế kỹ thuật, và dữ liệu mô hình được nộp kèm hồ sơ cho cơ quan chuyên môn.
Độ vênh giữa mô hình và bản vẽ giấy vì thế cũng thành một chỗ có thể bị soi. Bước đối chiếu trước khi đóng gói cần bổ sung một việc rất cụ thể là kiểm xem bản vẽ đem in có được xuất ra từ đúng phiên bản mô hình sắp nộp hay không.
Vì vậy, việc tổng rà soát kỹ thuật đa bộ môn trước khi nộp không còn là khuyến nghị, mà là yêu cầu bắt buộc để bảo toàn tiến độ dự án.
Tại cơ quan phòng cháy chữa cháy, hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra thường tập trung vào ba nhóm nguyên nhân mang tính đặc thù chuyên sâu.
Khác với thẩm định xây dựng vốn nhìn tổng thể từ quy hoạch đến kết cấu, cơ quan phòng cháy soi rất kỹ các thông số kỹ thuật gắn liền với an toàn thoát nạn và điều kiện tiếp cận cứu nạn cứu hộ.
>>> Xem thêm:Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Nộp Hồ Sơ PCCC Dự Án Cao Tầng?
Nắm chắc ba nhóm lý do này giúp chủ đầu tư chủ động kiểm soát giải pháp ngay từ bước thiết kế cơ sở.
Lỗi sai thẩm quyền bắt nguồn từ việc xác định chưa chuẩn phân cấp thẩm duyệt phòng cháy theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Ở đây có một chỗ rất dễ mắc phải: Phụ lục I của nghị định này là danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy chữa cháy, còn Phụ lục III mới là căn cứ xác định công trình phải thẩm định thiết kế.
Một cơ sở có thể thuộc phụ lục này mà không thuộc phụ lục kia, nên suy từ danh mục này sang danh mục kia là cách nhanh nhất để nộp nhầm nơi rồi nhận về văn bản chuyển trả, hướng dẫn nộp lại đúng thẩm quyền.
Lỗi thành phần hồ sơ và biểu mẫu văn bản thuần túy thuộc về khâu chuẩn bị hành chính. Đơn đề nghị thẩm định thiết kế về phòng cháy chữa cháy phải lập theo Mẫu PC11, thành phần hồ sơ theo Điều 9 của nghị định nêu trên, và những thứ hay bị bỏ sót nhất lại là tài liệu quen thuộc như bản thuyết minh thiết kế hay quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư.
Đáng lưu ý là lỗi bị ghi nhận phổ biến nhất lại không liên quan gì tới chuyên môn. Cổng dịch vụ công chỉ nhận tệp định dạng PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG với dung lượng mỗi tệp dưới 20 MB, trong khi hồ sơ thiết kế thường được gửi ở định dạng bản vẽ gốc hoặc gói nén cho gọn.
Tệp không mở được thì hồ sơ coi như chưa nộp, dù nội dung bên trong hoàn chỉnh. Việc cần làm trước khi tải lên rất gọn: chuyển toàn bộ tài liệu sang PDF, tách theo từng đầu mục thay vì gộp một tệp lớn, rồi mở thử lại từng tệp trên chính tài khoản dùng để nộp.
Ngoài ra, còn một tình huống rất đáng lưu ý để không phải phát sinh thêm giấy tờ thừa. Với công trình thuộc Phụ lục III mà đồng thời thuộc thẩm quyền thẩm định của cơ quan chuyên môn về xây dựng, hồ sơ nộp sang cơ quan Công an không yêu cầu văn bản tự thẩm định thiết kế phòng cháy chữa cháy của chủ đầu tư.
Bộ Công an đã có văn bản trả lời rõ ràng nội dung này khi có doanh nghiệp phản ánh bị yêu cầu bổ sung đúng loại giấy tờ đó, nên nếu gặp tình huống tương tự, chủ đầu tư nên viện dẫn lại chính văn bản hướng dẫn ấy thay vì mất công lập thêm hồ sơ ngoài danh mục quy định.
Trước khi nộp lại, điều quan trọng nhất không phải là ép đơn vị thiết kế sửa thật nhanh, mà là cùng họ rà soát chặt chẽ danh mục bốn nội dung dưới đây.
Thứ nhất, đối chiếu lại toàn bộ số liệu giữa tờ trình, thuyết minh và bản vẽ; các con số ở ba nơi này bắt buộc phải trùng khớp tuyệt đối.
Thứ hai, kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực của tất cả chứng chỉ năng lực tổ chức và chứng chỉ hành nghề cá nhân, chủ động gia hạn những chứng chỉ sắp tới hạn trước khi nộp.
Thứ ba, rà soát danh mục văn bản pháp lý căn cứ, bảo đảm không bỏ sót quyết định phê duyệt nào của các khâu thủ tục đi trước.
Việc thứ tư vừa có sự điều chỉnh rất lớn trong khung pháp luật mới. Khoản 5 Điều 26 Luật Xây dựng năm 2025 quy định các công trình ảnh hưởng lớn đến an toàn và lợi ích cộng đồng, hoặc dự án quy mô lớn có kỹ thuật phức tạp, bắt buộc phải có báo cáo thẩm tra về an toàn công trình cùng sự tuân thủ quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật.
>>> Tìm hiểu thêm: Tư Vấn Thẩm Tra Hồ Sơ Thiết Kế | Công Ty Song Anh
Công trình thuộc diện thẩm định thiết kế về phòng cháy chữa cháy thì phải được thẩm tra bảo đảm các yêu cầu phòng cháy chữa cháy, đây là nội dung hoàn toàn mới so với luật cũ.
Dự án cao tầng thường thuộc diện chịu điều chỉnh của cả hai quy định này, nên việc thiếu báo cáo thẩm tra bắt buộc sẽ khiến cơ quan thẩm định từ chối phê duyệt hồ sơ.
Báo cáo thẩm tra vì thế không còn là tài liệu bổ trợ mang tính thủ tục, mà là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được thụ lý xem xét.
Thiếu báo cáo thẩm tra của tổ chức tư vấn độc lập đủ năng lực, hoặc báo cáo thẩm tra chưa khẳng định rõ ràng sự tuân thủ quy chuẩn, hồ sơ sẽ lập tức bị đình trệ ngay tại khâu kiểm tra tính hợp lệ ban đầu.
Lựa chọn một đơn vị thẩm tra có năng lực thực chất và làm việc cẩn trọng chính là giải pháp kinh tế nhất để bảo vệ tiến độ phê duyệt của dự án.
Giải pháp phòng ngừa rủi ro bền vững nhất vẫn là tổ chức kiểm tra chéo đa bộ môn ngay trong quá trình thiết kế, thay vì đợi đến ngày đóng tập hồ sơ mới phát hiện những điểm xung đột kỹ thuật.
Trong vai trò tổng thầu thiết kế, Song Anh vận hành quy trình phối hợp đa bộ môn đưa kiến trúc, kết cấu và cơ điện MEP cùng làm việc trên một hệ dữ liệu ngay từ giai đoạn phác thảo ban đầu, đồng thời nhận thẩm tra hồ sơ thiết kế và biện pháp thi công.
Nhờ vậy, các xung đột không gian, sai lệch cao trình và điểm nghẽn kỹ thuật phòng cháy được xử lý trước khi hồ sơ rời khỏi bàn thiết kế.
Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh đứng vững từ bên trong thì không cần trông chờ vào việc người thẩm định có bỏ qua hay không, và đó cũng là cách để tiến độ dự án không còn phụ thuộc vào một lần hồ sơ bị trả lại khi thẩm tra.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
Toà nhà Park IX - số 08 Phan Đình Giót, Phường Tân Sơn Hoà, TP.HCM
Hotline: 0969 865 728
Email: tnc@sa-corp.vn
